Out of office

Feestdagen achter de rug en “Out Of Office” mag weer uit, helaas. Nou heb ik een standaard tekst en zijn we niet zo creatief, we melden vooral wanneer we er weer zijn. Maar ik geniet van sommige out of office berichten van contacten bij Microsoft die er een leuk verhaal van maken. En Out Of Office betekent voor mij dat ik echt even mijn e-mail niet lees of in ieder geval wat later reageer.. Maar er zijn meer tips om u  “Out Of Office” net even wat leuker en vooral persoonlijker te maken!

Microsoft en NDC-IT zijn bedrijven die mensen stimuleren om te genieten van een balans tussen werk en prive, kijk maar naar het altijd en overal kunnen we werken in het Nieuwe werken artikel. Microsoft heeft om de “Out Of Office” net even wat leuker en vooral persoonlijker te maken het “centrum voor Out Of Office Excellence” gestart. Een tool waarmee jij het mooiste Out Of Office bericht kunt creëren.

Verder nog een paar tips om te helpen jouw Out Of Office efficiënter te beheren in Office 365. Je zit er waarschijnlijk niet op te wachten om zodra je terug bent van je week rust weer bedolven te worden onder de e-mails.

Tip 1. Je kan intern een andere Out Of Office instellen dan extern. Zo kan je intern iets grappigs melden of andere contactpersonen en richting klanten iets formeler reageren.

Tip 2. Je kan regels instellen in je e-mail (bij het instellen van je Out Of Office staat onderaan Rules/ Regels), zo kan je mail van bepaalde personen, of met een bepaald onderwerp direct door laten sturen naar een collega, of verwijderen :-).

Tip 3. Het klinkt misschien iets radicaal, maar laatst vertelde iemand dat hij in zijn Out Of Office heeft staan dat hij alleen de berichten met hoge prioriteit leest bij terugkomst. De andere berichten delete hij. Dus wanneer iemand wil dat de mail gelezen wordt, die moet de mail nogmaals sturen met hoge prioriteit. Dat scheelt heel veel werk na terugkomst.

Vorige week zijn we met NDC-IT naar het Citrix Summit in Las Vegas geweest en hiervoor moest uiteraard ook de afwezigheidsassistent aan. Laten we hem eens wat leuker maken, mijn afwezigheidsassistent zag er als volgt uit:

Ik heb even geen tijd voor e-mails, we zijn naar het Citrix Summit in Las Vegas USA. Hoewel ik in mijn gedachte nu op het onderstaande strand, of op een boot of het water geniet 😉

Na mijn afwezigheid lees ik alleen de mails met een hoge prio, zo hou ik het ontspannen gevoel van ons reisje nog even vast en kan ik met alle nieuwe oplossingen die we hebben gezien weer aan de slag. Mocht je willen dat ik deze mail na mijn afwezigheid lees of opvolg, stuur hem dan nogmaals met hoge prioriteit.

Mocht je vraag echt zo urgent zijn dat je me hier wilt storen, stuur me dan een whatsapp bericht of een sms. Anders ben ik er weer volgende week!

Wil je ook een persoonlijk Out Of Office bericht maken? Ga zelf aan de slag met Out Of Office Excellence.