Belangrijk: de bewaarplicht

Luister niet naar opruimgoeroe Marie Kondo. Gooi níet alles weg! Ondernemers moeten zich vooral bekwamen in bewaren. Alle gegevens die van belang zijn voor de belasting moet u bewaren. Zeven jaar lang.

Uitzonderingen
Betekent dit dat u alles oneindig moet bewaren? Dat niet. Arbeidscontracten bijvoorbeeld zijn een uitzondering. Het is verstandig om ook deze contracten goed op te slaan, zeker als het om een actueel contract gaat. Maar als een werknemer twee jaar uit dienst is, moet u zijn contract vernietigen. Loonbelastinggegevens moet u dan weer wel vijf jaar bewaren.

Per sector andere bewaartijden
Om het nog iets ingewikkelder te maken, zijn er sectoren waarvoor andere bewaartijden gelden.  Medische gegevens bijvoorbeeld moet een bedrijf 43 jaar bewaren. Een flinke periode, en de vraag is hoe die gegevens het beste intact blijven. Gegevensdragers als cd’s of dvd’s houden het niet zo lang vol. Papier op zich wel, maar ook dat is kwetsbaar bij een brand of lekkage.

Bewaren in de Cloud 
Veel mensen denken dat het bewaren van gegevens in de Cloud niet afdoende is. Dat is het wel. Het maakt niet uit waar u uw kopieën bewaart, als ze maar opgeslagen zijn – en makkelijk terug te vinden. Het is belangrijk om dit mee te nemen in een gesprek met een potentiële softwareleverancier. Want wat gebeurt er met uw data als u besluit om over te stappen naar de concurrent? Als u dit eenmaal helder heeft, kunt u met een gerust hart uw data blijven bewaren, met inachtneming van de wettelijke termijn. Want zeg nu zelf, wat is er veiliger: een uitpuilende archiefkast, rondslingerende usb-sticks of een moderne cloudoplossing?

Meer weten over bewaarplicht en handige cloudoplossingen? Neem contact op met NDC-IT