Out of Office tips en tricks

Het is weer die tijd van het jaar waarop de out of office reply’s je om de oren vliegen. In veel varianten: kort, lang, duidelijk, verwarrend en soms een beetje gênant. Wil de productiemanager van een groot bouwbedrijf echt weten dat je na een drukke periode welverdiende cocktails aan het drinken bent op de Galapagos Eilanden? Tijd voor wat handige NDC-IT tips en tricks voor je out of office bericht.

Het lijkt zo simpel: een automatisch berichtje opstellen om contacten te informeren over je afwezigheid. In Outlook is dit in elk geval makkelijk zelf te regelen (zie kader) en als je wilt doet NDC-IT het gewoon voor je via onze office 365 portal. Maar wat zet je er in? En wat komt er nog meer bij kijken? Hier wat tips om je op weg te helpen:

Beter niet doen

Na een rondje googlenen kom je er al snel achter dat internet vol staat met tips voor een Out Of Office bericht. Sommige zijn nuttig en sommige slaan wat ons betreft volledig de plank mis, met bijvoorbeeld:

Grappig zijn. Humor is leuk. Het is ook heel persoonlijk en niet iedereen deelt dezelfde vorm. Bij een aantal mensen ontbreekt het zelfs compleet. Je out-of-office-grap zal daarom bij sommige relaties verkeerd kunnen vallen. Bij NDC-IT leggen we ons maar gewoon neer bij het feit dat een afwezigheids-bericht niet spannend is en zeggen we: Ook al ben je de Bert Visser van je organisatie, hou het gewoon kort en zakelijk.

Too Much Information: Hou de reden van je afwezigheid beknopt met trefwoorden als ‘vakantie’, ‘ziekte’ of een ‘werkbezoek’. Dat je aan buikloop en een ontzettende keelpijn lijdt is een duidelijk geval van ‘TMI’. Dat geldt ook voor pochen met je vakantie. Voor de zesde keer de Kilimanjaro beklimmen is natuurlijk indrukwekkend en mag je trots op zijn! In een Out of Office bericht kan het wat opschepperig overkomen.

Typfouten: Die zijn in een out of office mail zijn funest omdat ze echt bij iedereen kunnen aankomen. Drie-dubbel-check je tekst dus op fouten en laat je mail desnoods door iemand nalezen.

Wel doen

Wees concreet: Hou het op de basisfeiten en benoem: 1) de reden van afwezigheid; 2) de start en einddatum van je afwezigheid; 3) of je de mail wel/niet leest en of deze wordt doorgestuurd naar een collega; 4) contactinformatie van een collega of, als je wil, je mobiele nummer voor belangrijke zaken. Risico hiervan is dat alles ineens belangrijk wordt;)

Blijf positief: Soms zijn mensen geneigd vooral beperkingen te benoemen: niet aanwezig, niet bereikbaar, niet lezen, alleen bij spoed deze collega mailen, enzovoorts. Benadruk liever wat wel kan. “Ik ben van X datum tot X datum op vakantie. In deze periode ben in niet de gelegenheid uw mail te beantwoorden, maar mijn collega’s van de Servicedesk helpen u graag verder via (x-nr en x-mail).”

Stel regels in: Bij het aanmaken van een Out Of Office bericht kan je verschillende regels toevoegen. Zo kan je mails van bepaalde personen of met een bepaald onderwerp direct laten doorsturen naar de juiste collega. Of direct laten verwijderen. Dat laatste klinkt misschien wat radicaal, maar scheelt werk na terugkomst.

 Je Out Of Office bericht door ons laten regelen? Bel of mail dan naar onze Servicedesk met de tekst, en wij stellen alles voor je in.


Zelf Out of Office instellen in Outlook

  1. Klik in Outlook op ‘Bestand’ en dan op Automatisch antwoorden (bij afwezigheid)

2. Klik op het selectievakje ‘Automatische antwoorden verzenden’ Binnen dit venster kan je ook een datumbereik instellen en je tekst invoeren. Hierin kan je via de tabbladen onderscheid maken tussen een tekst voor collega’s (‘Binnen mijn organisatie’) en voor andere relaties (‘Buiten mijn organisatie’

 

3. Onderaan dit venster staat de knop ‘Regels’ met daarachter ‘Toevoegen’. Hier kan je aangeven dat je mails van bepaalde afzenders of onderwerpen naar specifieke personen wilt doorsturen.